YONNEX-kierretapit

• Rekisterinpitäjä: Oy FMS-Tools Ab
• Vastuuhenkilö: Harri Sariola, 040 9003332,
• Tallennuspaikka: Asiakashallintajärjestelmä
• Tietojen luokitus: Luottamuksellinen
• Kenellä pääsy tietoihin: Järjestelmään pääsee kirjautumaan vain Oy FMS-Tools Ab:n tietyt toimihenkilöt henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä ja käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakassuhteiden hallinta, hoitaminen ja ylläpito. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään palveluiden tuottamiseen ja toteuttamiseen asiakkaille, asiakkaiden suuntaan tapahtuvaan viestintään, palveluiden laskuttamiseen ja maksujen keräämiseen ja perimiseen asiakkailta ja mainonnan ja/ tai suoramarkkinoinnin kohdistamiseen.

Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn peruste on asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

Rekisteri voi sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja: henkilön nimi, sähköpostiosoite, matka- ja/tai muu puhelinnumero, henkilötunnus, ostohistoria, maksukortin tiedot, sopimukset laskut, toimitukset, yhteysloki. Muiden kuin yksityisasiakkaiden osalta rekisteriin tallennetaan organisaation nimi, yhteyshenkilön nimi ja asema, organisaation y-tunnus tai vastaava ja organisaation osoitetiedot.

Tietoja säilytetään ja käsitellään luokituksen ”luottamuksellinen” mukaisesti.

Tiedot kerätään asiakassuhteen perustamisen yhteydessä rekisteröidyltä henkilöltä itseltään ja organisaation tietojen osalta mahdollisesti Patentti- ja rekisterihallituksen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä.

Henkilötietojen käsittelyyn ei tarvita rekisteröidyn erillistä suostumusta, koska rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn peruste on asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

Rekisteröidyllä on mahdollisuus nähdä ja tarkastaa itseään koskevat tiedot ja tietoja voidaan korjata tarvittaessa. Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien tietojen käyttöä markkinointiviestintään.

Rekisterinpitäjä ei luovuta rekisterissä olevia henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen tai Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Rekisterinpitäjä ei siirrä rekisterissä olevia henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, paitsi asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen tai Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Tiedot poistetaan ja rekisteröity voi vaatia itseään koskevien tietojen poistamista asiakassuhteen päättymisen jälkeen, kaikkien asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Tiedot voidaan merkitä arkistoiduksi/ ei-aktiiviseksi jo tätä ennen. Pidempiaikainen arkistointi edellyttää henkilötietojen anonymisointia tai pseudonymisointia. Rekisteri tarkastetaan säännöllisesti vanhentuneiden tietojen varalta.

Käsittelysäännöt

tulostaminen	sallittu, käytettävä henkilökohtaista tulostinta tai turvatulostusta, henkilötunnusta ei saa tulostaa eikä merkitä asiakirjoihin tarpeettomasti
tulosteiden säilyttäminen	lukitussa kaapissa
tulosteiden hävittäminen	käyttäen silppuria
tietojen kopiointi/ tallentaminen järjestelmän ulkopuolelle	sallittu ainoastaan poikkeustapauksissa, huomioiden tiedon luokituksen mukaiset tiedostojen ja asiakirjojen käsittelysäännöt
järjestelmän etäkäyttö	ei julkisissa tiloissa
etäkäyttö yrityksen tarjoamalla kannettavalla tietokoneella	sallittu käyttäen laitetta jossa on asianmukainen tietoturvaprofiili*, näytössä käytettävä tietoturvasuojaa
etäkäyttö yrityksen tarjoamalla puhelimella tai mobiililaitteella	sallittu käyttäen laitetta jossa on asianmukainen tietoturvaprofiili*
etäkäyttö omilla laitteilla	ei sallittu
lähetys sähköpostina	sallittu salattuna
henkilötietojen luovuttaminen yrityksen ulkopuolelle	sallittu ainoastaan rekisterin käyttötarkoitukseen liittyvissä tilanteissa

Tietojen luokittelu

Julkinen: julkisesti saatavilla olevat tiedot
Sisäinen: yrityksen sisäiseen käyttöön tarkoitetut tiedot
Luottamuksellinen: ainoastaan erityiseen käyttöön tarkoitetut tiedot
Erittäin luottamuksellinen: tiedot, joiden luottamuksellisuus erityisesti varmistettava